Assistenz für die administrative Direktorin und Verwaltung

 

Klima braucht Köpfe. Das Potsdam-Institut für Klimafolgenforschung e.V. (PIK) untersucht wissenschaftlich und gesellschaftlich relevante Fragestellungen. Es ist eine der weltweit führenden Forschungseinrichtungen auf seinem Gebiet und bietet Natur- und SozialwissenschaftlerInnen aus aller Welt beste Voraussetzungen für exzellente interdisziplinäre Forschung.

Für die Administrative Direktorin und die Verwaltung sucht das PIK zum nächst möglichen Zeitpunkt eine

Assistenz (m/w/d)

(Stellenausschreibungsnummer: 12-2021-Assistenz )

Die Stelle ist befristet auf zwei Jahre mit der Option der Entfristung. Die Vergütung bemisst sich entsprechend der Vorgaben des Tarifvertrags der Länder (TV-L Brandenburg). Für diese Stelle ist eine Eingruppierung in die Entgeltgruppe 8 mit einer Arbeitszeit von 40 Stunden/Woche (Vollzeit) vorgesehen. Die Stelle ist für Teilzeit geeignet.   

Die Administrative Direktorin vertritt des PIK nach außen in allen administrativen Belangen gegenüber Ministerien, internationalen Kooperationspartnern und in der Leibniz-Gemeinschaft. Intern ist die Zusammenarbeit mit den unterschiedlichsten Gremien und Vertretern – beispielsweise mit dem Kuratorium, den Wissenschaftsvertretern, dem Wissenschaftsmanagement, dem Betriebsrat –  ein Schwerpunkt ihrer Arbeit. Die Referate Finanzen, Personal und Innerer Dienst sind der Administrativen Direktorin direkt zugeordnet.

Ihre Aufgaben umfassen:

  • Kontaktperson nach innen und außen für die Direktorin und Belange der Verwaltung
  • Organisation von Sitzungen und sonstigen Terminen (Vor- und Nachbereitung, ggf. Protokollführung)
  • Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und Schreiben aller Art in Deutsch und Englisch
  • Mitarbeit bei der Modellierung von Geschäftsprozessen und bei Projekten (insbesondere Recherchen und Dokumentation)
  • (elektronische) Ablage
  • Pflege des Inter- und des Intranets
  • Ad-hoc-Unterstützung der Referatsleitungen in der Verwaltung

 Sie verfügen über:

  • eine mit gutem Erfolg abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen anderen geeigneten Nachweis der fachlichen Eignung
  • nachgewiesene, einschlägige Berufserfahrung, wünschenswerterweise im Wissenschaftsbereich
  • hervorragende, möglichst im Ausland erworbene Englischkenntnisse
  • eine hohe IT-Affinität: sehr gute Kenntnisse MS Office, Plone wünschenswert

 Wir erwarten von Ihnen:

  • eine selbständige Arbeitsweise und Eigeninitiative (ausgeprägte Hands-on-Mentatlität)
  • verbindliches Handeln und Verschwiegenheit
  • die Fähigkeit, sich schnell und im Selbststudium in neue Themengebiete einzuarbeiten
  • methodisches und systematisches Vorgehen, organisatorisches Geschick
  • Offenheit für neue Lösungsansätze sowie für eine teamübergreifende Zusammenarbeit
  • Bereitschaft, sich neuen Anforderungen und Aufgabe zu stellen.

 Wir bieten:

  • die Mitarbeit in einem kreativen und interdisziplinären Team,
  • ein spannendes Umfeld in einem international renommierten Forschungsinstitut mit einem Arbeitsplatz inmitten eines wunderschönen Forschungscampus auf dem historischen Telegrafenberg in Potsdam mit guter Anbindung nach Berlin,
  • ein tarifliches Entgelt und tarifliche Leistungen.

Das PIK strebt eine Erhöhung des Frauenanteils am Personal an und fordert daher Frauen nachdrücklich auf, sich zu bewerben. Bei gleicher Eignung werden Frauen im Rahmen der rechtlichen Möglichkeiten vorrangig berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt. Das PIK unterstützt die Rückkehr aus der Elternzeit.

Bitte bewerben Sie sich bis zum 28.02.2021 direkt über unser Bewerbungsformular.

Für weitere inhaltliche Informationen oder Fragen zur ausgeschriebenen Stelle steht Ihnen Frau Dr. Hörstrup gern zur Verfügung (Email an: ).